In Fachsystemen und Standardsoftware sicher
signieren
prüfen
bewahren
Vertrauensdienste in Fachanwendungen und Standardsoftware
Enterprise-Content-Management
(ECM)
Das effiziente und optimierte Verwalten, Nutzen und Bereitstellen strukturierter und unstrukturierter Informationen ist seit jeher eine wichtige Aufgabe für Unternehmen. Enterprise Content Management (ECM) bietet für diese Herausforderung die passenden Methoden und Werkzeuge.
Durch die Nutzung von von Vertrauensdiensten gemäß der eIDAS-VO können weitere Prozesse auf Basis vom ECM-Anwendungen digitalisiert werden:
- Integrationssicherung im Scan-Prozess
- Vertragsmanagement
- Nutzung in Freigabe- oder Workflow-Prozessen
- Erstellung von Einzel- und Massensignaturen (Zeitstempel, Signaturen, Siegel)
- Signaturprüfung
- Archivierung von signierten Objekten
- Beweiswerterhaltung durch Nachsignatur
Der Bitkom – Leitfaden „eIDAS und der ECM-Markt“ bieteteine detaillierte Beschreibungen der verschiedenen Elemente der eIDAS-Verordnung und erläutert deren Relevanz für den ECM-Markt.
Digitale Dokumente gemeinsam erstellen, bearbeiten und verwalten im Unternehmen, Verwaltung und Homeoffice ist das heute häufigste Ziel der Digitalisierung.
Eine Kollaborationsplattform vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern innerhalb einer Organisation und auch mit externen Anwendergruppen.
Damit sind sie gut geeignet um Umlaufprozesse, z.B. für Verträge, mit Hilfe der eIDAS – Vertrauensdienste digital dazustellen.
Die Sign Live! Nextcloud-App stellt hier die Verbindung zwischen Nextcloud und Sign Live! cloud suite gears her. Damit stehen alle Funktionen der gears-Plattform in Nextcloud zur Verfügung.
Kollaborationsplattform
Anwendungen im Gesundheitswesen
(KIS, LIS, PVC uvm.)
Im Gesundheitswesen betragen die Aufbewahrungsfristen von medizinischen Unterlagen typischerweise 30 Jahre und mehr. Neben klassischen Dokumenten wie Arztbriefen, Befunden, Laborberichten etc. sind oft auch andere Objekte wie Röntgenbilder oder Tomographie-Aufnahmen lange aufzubewahren. Aus Gründen der Rechtssicherheit spielt die elektronische Signatur bei den ärztlichen Befundberichten eine wichtige Rolle um die Integriät zu dokumentieren.
Effektiv kann dies aber nur umgesetzt werden, wenn die eIDAS-Vertrauensdienste direkt in den genutzten Fachsystemen zur Verfügung stehen.
Dies zeigt z.B. die digitale Patientenaufnahme des Universitätsklinikum des Saarladen.
Aus „Digitale Patientenunterschrift am Universitätsklinikum des Saarlandes“
Vortrag zum eIDAS-Summit 2021 von Bianca Rech, Teamleiterin Enterprise Content Management, Universitätsklinikum des Saarlandes.
Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (TR-RESICAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verfolgt das Ziel, unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit einen technisch – organisatorischen Rahmen zu schaffen, um Rechtsunsicherheiten beim Scannen von Papierdokumenten abzubauen.
Viele Anbieter von Scan-Lösungen erfüllen mit ihrer Software die Anforderungen der BSI TR-RESISCAN. Dies betrifft z.B. die Sichtprüfung und auch den Transfervermerk.
Ein weiterer Bestandsteil dieser technischen Richtlinie ist die Integrationssicherung, die bei dem Schutzbedarf hoch und sehr hoch durch ein krypthographisches Verfahren zu erfolgen hat. Dies kann durch Signatur, Siegel oder Zeitstempel erfolgen.
Scan-Lösungen
BSI TR-RESISCAN
Vendor Management System
Das Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung regelt die Rechtsbeziehungen zwischen Verleiher und Entleiher und verlangt für den Vertrag zwischen diesen die Schriftform gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG. Der Abschluss des Arbeitnehmerüberlassungsvertrages in elektronischer Form ist demzufolge nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich.
Diese Gesetzesänderung zur Zeitarbeit erfordert ab dem 01.04.2017 eine prozesseffiziente Lösung zur AÜV-Unterzeichnung bei Verleiher und Entleiher.
Schnell und einfach neben einer Implementierung in klassischen Zeitarbeitslösungen wie HR4YOU-eTemp kommt die qualifizierte elektronische Signatur (eSigning) auch in den Vendor Management Systemen (HR4YOU–VMS) zum Einsatz. Hier generiert der MSP (Managed Service Provider) den AÜ-Vertrag im Auftrag und sendet ihn an den Lieferanten, der diesen signiert. Nach erfolgreicher Signatur nimmt das HR4YOU–VMS das signierte und geprüfte AÜV–PDF entgegen und informiert den Entleihbetrieb bzw. Kunden. Die HR4YOU-Softwarelösung stellt sowohl dem Kunden als auch dem Lieferanten den beidseitig signierten Vertrag zur Verfügung, eine weitere Software wird hierzu nicht benötigt. Auch eine Stapelverarbeitung (mehrere Verträge mit einer PIN-Eingabe) ist möglich.
SAP-Formulare in Verbindung mit Vertrauensdiensten nutzen, um bisher papiergebundene Prozesse rechtssicher und medienbruchfrei zu digitalisieren, dies ist die Herausforderung in vielen Unternehmen.
Ausgangspunkt ist dabei meist ein PDF-Dokument, das häufig die Visualisierung von abgewickelten Geschäftsprozessen oder getätigten Transaktionen ist. Durch die Einbindung von Vertrauensdiensten, zum Beispiel der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS), wird ein bisher händischer Unterschriftsprozess vollständig digitalisiert. Besonders die in der SAP Business Suite existierenden Formulare avancieren hier zum Enabler für vollständig digitalisierte Unterschriftsprozesse. Dieser Lösungsansatz gewinnt deshalb stark an Bedeutung, da auch unter S/4HANA weiterhin klassische Formulartechnologien wie SAPscript und Smartforms verfügbar sind.
Signatur- und Siegelverfahren integrieren sich nahtlos ERP-Prozesse wie zum Beispiel in den SAP-Workflow, das SAP DVS und die SAP Signaturseite. Moderne WEB-APIs binden Archivsysteme, elektr. Akten- und Vorgangssteuerungssysteme ein.
Mehr in unserem Online Seminar „Digitalisierung von Unterschriftsprozessen – die elektronische Signatur im SAP ERP“
SAP / ERP
